用Outlook邮箱重新定义邮件处理，高效管理让每日工作事半功倍

（来源：微软官方对Outlook现代功能的介绍，以及职场效率专家对邮件管理方法的分享）

别再让邮件牵着你的鼻子走了,你的收件箱不应该是一个堆积如山的仓库，而应该是一个高效流转的中转站，用Outlook邮箱的几个核心功能，就能重新定义你处理邮件的方式。

第一招：用“重点收件箱”自动帮你分清主次

每天一打开邮箱,邮件多得眼花缭乱，Outlook的“重点收件箱”功能就像个智能助理，会自动把你的邮件分成两个标签页：“重点”和“其他”。

• 重点：这里放着系统认为对你最重要的邮件，比如你经常联系的同事、老板的邮件，或者你持续关注的某个项目邮件，你可以优先处理这里的内容。
• 其他：那些订阅的新闻、群发通知、不那么紧急的邮件，会自动归到这里，不会打扰你。

你不用再手动创建规则,Outlook通过机器学习会越用越懂你，你可以通过右键邮件，选择“移动到重点收件箱”或“移动到其他”来训练它，这样，你每天首先面对的就是真正需要你关注的事情。

第二招：用“稍后处理”给邮件定个闹钟

看到一封邮件,不需要马上回复，但又怕忘了？别让它在收件箱里躺着占地方，那样会带来无形的压力，直接用“稍后处理”功能（那个小旗子图标）。

你可以把这封邮件“标记”为今天下午、明天、下周，或者自定义一个具体日期时间来处理，到时候，这封邮件会自动出现在你的收件箱顶部，或者在你设定的时间弹出提醒，就像给待办事项设了个闹钟，这样，你的收件箱瞬间就变成了一个清晰的任务清单，心里特别有底，再也不怕遗漏重要回复。

第三招：用“快速步骤”一键完成系列操作

有些操作你每天要重复做很多次,把某类邮件标记为“已读”并移动到“已处理”文件夹；或者把一封邮件转发给项目组并同时标记上分类颜色。

“快速步骤”就是为你把这一连串操作打包成一个按钮，你可以在Outlook的“开始”选项卡中找到并自定义它，创建一个叫“归档并标记完成”的快速步骤，点击一下，邮件瞬间被移动文件夹、标记为已读、还可能加上一个绿色的分类标签，原本需要鼠标点三四下的活儿，现在一下搞定，效率提升非常明显。

第四招：写好主题行，是高效沟通的开始

这一点是你自己能控制的,但Outlook的功能可以帮你强化它。（来源：职场沟通类书籍及培训课程）

很多人写邮件主题很随意,你好”或者“有个问题”，这对于收件人来说非常不友好，他无法快速判断邮件的轻重缓急。

试着养成习惯：

• 关键词前置：请审批】XX项目预算申请、【信息同步】本周团队会议纪要。
• 明确行动：如果需要对方做某事，直接写出来，请于周五前反馈意见”。

这样的主题能让对方一眼抓住重点,也能让你在未来搜索邮件时，通过关键词快速找到它，这是对彼此时间的尊重。

高效管理邮件不是要你变成处理邮件的机器,而是让工具为你服务，每天花几分钟，用好“重点收件箱”做筛选，用“稍后处理”做规划，用“快速步骤”省力气，再养成写好主题的好习惯，你会发现，邮件不再是负担，而真正成了推动工作的利器，让你的每日工作事半功倍。